Energiekosten im Home Office lassen sich in bestimmten Situationen erstatten

Wegen der Pandemie hat sich in den letzten Jahren die Arbeit von Zuhause aus vielerorts durchgesetzt. Jetzt kommt aufgrund der Energiekrise noch ein zweiter Faktor hinzu, der das Home Office für Arbeitgeber attraktiver macht. Es besteht nämlich die Möglichkeit, auf diese Weise Kosten für Energie zu sparen. An dieser Stelle äußert sich Sven Häberer zu dieser Frage. Er ist als Fachanwalt für Arbeitsrecht tätig und arbeitet für die Kanzlei “Müller Radack Schultz”. Seiner Meinung nach muss zwischen zwei verschiedenen Ursachen für die Heimarbeit unterschieden werden.

Sven Häberer: „Unabhängig von der Frage, ob und inwieweit der Arbeitgeber verpflichtet ist, den heimischen Arbeitsplatz auszustatten, ist auch zu klären, ob er für die Energie- oder gegebenenfalls auch die Mietkosten dieses Arbeitsplatzes aufzukommen hat.“ Wird der Beschäftigte nur von zu Hause aus für den Arbeitgeber tätig und soll der Homeoffice-Arbeitsplatz dauerhaft beibehalten werden, so trägt der Arbeitgeber regelmäßig auch die Kosten für Energie und Heizung anteilig, das heißt zumindest bezogen auf das Arbeitszimmer. Wird der Arbeitsplatz zu Hause nur für eine vorübergehende oder nicht ausschließliche Nutzung eingerichtet, so hat der Arbeitgeber Kosten für Heizung und Energie grundsätzlich nicht zu tragen.

Zudem wird bei der Pflicht zur Kostentragung auch danach unterschieden, ob der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch im Homeoffice arbeitet oder nicht. Macht er es ausdrücklich auf eigenen Wunsch, ist keine Kostenerstattung vorgesehen. „Verpflichtet“ ihn der Arbeitgeber hingegen von zu Hause aus zu arbeiten, muss er auch die Kosten übernehmen. Die Rechtsgrundlage für die Kostenerstattung fußt auf den §§ 618, 670 BGB, wonach der Arbeitgeber einen gefahrenfreien Arbeitsplatz einzurichten und die Kosten, die dem Arbeitnehmer für die Erbringung seiner Dienste entstehen, zu tragen hat.

„Das heißt im Schluss: Immer dann, wenn der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsmittel stellt, werden sich die Kosten regelmäßig auf Strom, Internet und Heizung reduzieren. Problematisch ist hier, dass sich die Kosten, die durch die dienstliche Nutzung entstehen von denen, die aus einem privaten Gebrauch resultieren, häufig nicht gut trennen lassen“, so Häberer. Und führt aus: „Aus diesem Grund empfehlen wir die Aufnahme vertraglicher Regelungen für die Erstattung von Pauschalen.“ Deren Höhe kann entweder von Fall zu Fall individuell verhandelt oder einheitlich für alle Arbeitnehmer festgesetzt werden.

Für die Vereinbarung von Kostenpauschalen sollte ein Steuerberater einbezogen werden. Denn stellt der Arbeitgeber alle Arbeitsmittel auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, so stellt die Überlassung Arbeitslohn dar, der (mit Ausnahme der Mitnutzung der betrieblichen Daten- und Kommunikationsverarbeitungsgeräte gemäß § 3 Nr. 45 EStG) zu versteuern ist. Dürfen sie indes nur dienstlich genutzt werden, liegt kein Arbeitslohn vor. 

„Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass der Arbeitsplatz zu Hause für den Arbeitgeber preiswerter ist, als das Vorhalten eines betrieblichen Arbeitsplatzes. Denn dort fallen Miete, Strom-, Internet- und Heizungskosten in voller Höhe an. Das Homeoffice bleibt deshalb weiterhin eine Alternative zum betrieblichen Arbeitsplatz“, so Häberer abschließend.

Weitere Informationen: www.mueller-radack.com